Etkinliklere katılan misafir bilgilerinin ve etkinlik tarihinin yer aldığı “Etkinlik Talep Formu” (EK-3) etkinliği yapan birim tarafından EBYS üzerinden doldurulur. Etkinlik Talep Formu Genel Sekreterlik onayına sunulur, onaylanan etkinlik EBYS üzerinden İdari Destek ve Teknik Hizmetler Ofisi Kart Birimi’ne iletilir. Onayı alınan misafirlerin yemek hizmetinden faydalanabilmesi için, Kart Birimi sorumluluğuna verilen Etkinlik Misafir Kartı, etkinliği yapan birim sorumlusuna “Etkinlik Misafir Kartı Teslim Tutanağı” (EK-4) ile teslim edilir. Etkinlik birim sorumlusu tarafından, onay verilen kişi sayısı kadar Misafir Kart okutulur, etkinlik bitiminde ve/veya gün sonunda Etkinlik Misafir Kartı, ‘Kart Birimi’ne teslim edilir.
Kurum misafir bilgilerinin ve ziyaret tarihinin yer aldığı “Kurum Misafiri Yemek Talep Formu” (EK-5) ziyareti kabul eden birim tarafından ziyaret öncesi ya da en geç ziyaret günü EBYS üzerinden doldurulur. Kurum Misafiri Yemek Talep Formu Genel Sekreterlik onayına sunulur, onaylanan ziyaret EBYS üzerinden İdari Destek ve Teknik Hizmetler Ofisi Kart Birimi’ne iletilir. Onayı alınan misafirlerin yemek hizmetinden faydalanabilmesi için, Kart Birimi sorumluluğuna verilen Kurum Misafir Yemek Kartı, EBYS tarafından talebi yapan Birim sorumlusuna “Kurum Misafiri Yemek Kartı Teslim Tutanağı” (EK-6) ile teslim edilir. Birim sorumlusu tarafından, onay verilen kişi sayısı kadar Kurum Misafir Yemek Kartı okutulur, ziyaret bitiminde ve/veya gün sonunda Kurum Misafir Yemek Kartı, ‘Kart Birimi’ne teslim edilir.
Etkinlik Misafir Kartı ve Kurum Misafir Yemek Kartı, ArelNakit yükleme ve kullanım özelliği taşımaz.
ArelID Kart’ın iade edilmemesi veya kaybedilmesi durumunda, kartı alan kişi “ArelID Kart Kayıp Formu” (EK-7) doldurur, 5.5 Maddesinde belirtilen tutarın ödendiğine dair dekont ile ‘Kart Birimi’ne teslim edilir.
Etkinlik Misafir Kartı veya Kurum Misafir Yemek Kartı’nın muhafazası, etkinliği düzenleyen birim yöneticisi sorumluluğundadır.